Se necesita Auxiliar Administrativo
Para:
Confidencial
1. Registro de Clientes en Sistema Contable – Verificar información bancaria
2. Actualización de Base de Datos de Clientes en Sistema Contable.
3. Revisar reportes en Sistema Contable y facturas a pagar.
4. Gestionar llamadas y correos para efectuar cobranza (Correo de Actualización de cuenta.)
5. Hacer seguimiento a pagos de clientes y generar reporte de cobranza semanal.
6. Actualizar reporte semanal de cobranzas según los pagos o compromisos de pago de los clientes.
7. Hacer seguimiento a los compromisos de pago de los clientes y contactar nuevamente a clientes vía telefónica y correo.
8. En caso de no recibir respuesta de un cliente frente a la cobranza, solicitar por correo electrónico apoyo a los Rep de Ventas.
9. Generar reporte semanal de cobranzas (cada viernes) y enviar a Presidencia copiando a Auditora de la Sucursal.
10. Recoger cheques de pago de clientes y entregar en ventanilla de las entidades bancarias correspondientes.
11. Aplicar en Sistema Contable pagos o abonos que hacen clientes.
12. Solicitar y apoyar en el proceso de aprobación de líneas de crédito y/o términos de pago para clientes con historial de compra.
13. En caso de aprueben nueva línea de crédito o cambios en termino de pago, registrar actualización en de datos en Sistema Contable.
14. Generar facturas en Sistema Contable y tramitar el timbrado conforme a las órdenes de compra que envía Coordinador Logístico.
15. Recepción de las Notas de Créditos enviada por Casa Matriz.
16. Ingreso de NC que se enviaran a Clientes en el territorio, tramite y entrega interna a Representante de Ventas.
17. Registro de Proveedores nuevos en sistema contable – Verificar información bancaria
18. Actualización de Base de Datos de Proveedores en sistema contable.
19. Solicitar servicios y bienes a proveedores (cotizaciones), según solicitud de las diferentes Jefaturas.
20. Recepcionar facturas de proveedores.
21. Programar pago a Proveedores teniendo en cuenta contratos, acuerdos y facturas, y de acuerdo a lo aprobado por Auditora de la sucursal.
22. Responder y atender solicitudes de proveedores concernientes a la programación de pago de facturas.
23. Gestionar pagos a proveedores en entidades y localidades correspondientes.
24. Crear solicitudes de fondos conforme a las instrucciones de la Auditora de la sucursal.
25. Creación de transferencias.
26. Informar a proveedores acerca de los pagos realizados. En caso de estar retrasados con alguna obligación de pago, contactar vía correo electrónico a proveedores y mantener informados de próxima fecha de pago.
27. Registrar los asientos de los egresos en sistema contable.
28. Solicitar, controlar y rendir dinero de caja chica.
29. Revisión mensual de la liquidación de impuestos.
30. Apoyo en el proceso de selección y contratación de trabajadores y contratistas.
31. Creación y actualización física y digital de expediente por trabajador y contratistas.
32. Envío semanal a Gerencia Administrativa y de Recursos Humanos de cuadro de control de asistencia semanal y el scan de los registros firmados del libro de asistencia.
33. Envío semanal a Gerencia Administrativa y de Recursos Humanos del consolidado de horas extras y horas por compensar.
34. Envío mensual a Gerencia Administrativa y de Recursos Humanos de consolidado actualizado de vacaciones.
35. Recepción y tramite con Gerencia de Territorio y Gerencia Administrativa y de Recursos Humanos de solicitudes de permisos de salida o cualquier otro requerimiento de los trabajadores.
36. Apoyo en el trámite de solicitud y aprobación de horas extras y convenio de compensación por descanso, así como también en el proceso de solicitud de vacaciones por parte de los trabajadores.
37. Revisión mensual de planilla de liquidación de remuneraciones y leyes sociales.
38. Mantener actualizada y bajo ninguna circunstancia dejar vencer pólizapermisos o licencias de la compañía.
39. Comunicar al menos 3 semanas antes de vencimiento a Gerencia Administrativa y de Recursos Humanos los contratos vigentes de empleados que están por finalizar termino de contratación.