Se necesita Secretaria de Gerencia – Administración.
Para:
Confidencial
OBJETIVO DEL PUESTO
Apoyar a la gerencia general en la administración de las gestiones operativas y de soporte propias y directas de su labor.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES .
Preparar, tramitar y controlar la documentación generada desde y hacia la gerencia general del grupo.
Elaborar cartas, correos, comunicados y demás documentos de toda índole que la gerencia general le requiera.
Llevar el control de la agenda de la gerencia general Corporativa del grupo y del comité directivo en caso así lo requieran y convocar al resto del personal a las reuniones que este último convoque.
Velar por el correcto orden, limpieza y buen funcionamiento de las oficinas del comité directivo, incluyendo el cuidado de aires acondicionados, proyectores u otros recursos de propiedad de la empresa.
Coordinar las labores, hoja de ruta y gestiones diversas del Asistente Administrativo.
Atender a clientes, proveedores y cualquier otra persona que frecuente las oficinas corporativas, procurando su rápido contacto con la persona a quien vienen a visitar.
Llevar el control de la correspondencia recibida, escaneando cada documento y remitiéndolo a las áreas pertinentes. Así mismo, llevar el cuadro de seguimiento y reportarlo semanalmente a la gerencia con la finalidad de tomar medidas o acciones que pudieran resultar necesarias.
Atender las llamadas telefónicas de manera cordial, según lo establecido por la compañía y derivarlas a quien corresponda a la brevedad posible. Tomar mensajes y hacer de conocimiento del destinatario a la brevedad en caso no pudiera ubicarlo.
Solicitar y mantener suministros de cafetería y atender a la gerencia, miembros del comité directivo y visitas.
Tramitar las reservas y compras de boletos aéreos y reservas hoteleras de la gerencia y colaboradores de la empresa.
Apoyar a la gerencia general en la redacción de actas de comités y/o reuniones que le fueran necesarios.