Asistente de Administración – Missión South & Central America

Descripción

Requisitos:

– Universitaria Concluida en Administración, Contabilidad, Ingeniería Industrial.

– Conocimientos en gestión administrativa, manejo de caja chica, programación de pagos, requerimiento de viáticos, disponibilidad de reservas.

– Microsoft Excel – Nivel Intermedio.

– ERP SAP- Nivel Básico.

– Inglés – Nivel Intermedio (Indispensable)

– Experiencia de 02 años en funciones del puesto con atención al cliente.

Funciones:

– Generar los anticipos de dinero a los proveedores y municipalidades por alquiler de vehículo y caja chica en el sistema SAP, generando la documentación de respaldo de salida de dinero, con el fin de garantizar el abono respectivo según las condiciones respectivas.

– Generar las entregas a rendir en el sistema SAP, por motivo de viajes de negocio o capacitaciones, haciendo seguimiento de la entrega de sustentos según cronograma de cierre con el fin de asegurar la rendición de gastos.

– Realizar las reservas de viajes internacionales correspondientes para los ejecutivos (avión, hotel, movilidades, entre otros), por proyectos internacionales, con el fin de asegurar la disponibilidad correspondiente.

– Generar las solicitudes de pedidos y ordenes de servicios en el sistema SAP, comparando los gastos con las facturas, recibo por honorarios o contratos recepcionadas, verificando el centro de costo según área y empresa, con el fin de asegurar la facturación para el registro contable.

– Validar las compras generadas a través de caja chica, según el sustento y centro de costo, para realizar el registro en el sistema SAP a fin de garantizar el reembolso y provisiones en el sistema SAP.

– Realizar el requerimiento de celulares móviles, de acuerdo al ingreso, promoción o cese del personal solicitado, haciendo el seguimiento a la entrega del equipo al colaborador con el fin de contribuir al control de asignación de equipos.

– Consolidar los requerimientos de materiales para las oficinas administrativas, verificando el stock de material, generando la solicitud de compra en el sistema SAP a fin de asegurar la compra y abastecimiento en el economato.

– Controlar la entrada, reserva y salida de los materiales.

– Realizar la gestión documentaria de las nuevas unidades móviles propias de la empresa, seguros, tarjeta de propiedad, accesorios entre otros, con el fin de asegurar la operatividad del vehículo.

– Establecer la programación de las actividades del Auxiliar de Administración, Auxiliar de Servicios y Chofer de la oficina administrativa con el fin de garantizar la realización de sus funciones.

– Hacer seguimiento al acondicionamiento y mantenimiento de las oficinas administrativas, según el requerimiento de cada área, con el fin de asegurar la realización del trabajo.

– Controlar y habilitar el uso de las salas de reuniones en la oficina, según requerimiento por área, a través de un cronograma de reservas con el fin de asegurar su disponibilidad.

Beneficios:

– Ingreso a planilla bajo régimen general.

– Capacitaciones constantes.

– Línea de carrera.

– Participación de utilidades.

– Grato ambiente laboral.

Requerimientos