Requisitos:

• Excel, Word y PowerPoint (mínimo nivel intermedio).
• Excel: se tiene archivos con macros que tendrá que manejar a nivel de usuario.
• Velocidad de digitación: muy alta.
• Velocidad en manejo y búsqueda de información en el servidor: muy alta.
• Conocimientos básicos de administración y contabilidad.
• Experiencia mínima: 3 meses en funciones similares.
• Deseable: Estudios Técnicos concluidos o inconclusos en las Carreras de Secretariado o Computación.

Principales funciones:

• Administrar, organizar, seguir y controlar toda la documentación de ingresos y salida de forma digital y física (digital: organizar documentos por nomenclatura / físico: en cada archivador).
• Verificar que el contenido de las cartas enviadas y recibidas tengas toda la documentación completa escaneada, firmada y en el lugar que corresponde, con las copias que corresponden. Mantener al día el backlog de cartas.
• Hacer seguimiento de cartas enviadas con sus respectivas respuestas.
• Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia que llega diariamente.
• Redactar correspondencia y documentos de acuerdo con las instrucciones recibidas.
• Preparar los archivadores necesarios o solicitados por las áreas para cada proyecto por cada empresa.
• Revisión y administración de 7 cuentas de correo electrónico (principalmente de 4), guardando toda la información en el servidor donde corresponde.
• Asegurar el abastecimiento de útiles, tintas de impresoras, plotter u otros equipos menores de oficina.
• Efectuar los trabajos de digitación que le sean encargados.
• Coordinar la programación o modificación de las citas, entrevistas, reuniones y actividades similares que le
• sean encargadas. Administrar la agenda de la gerencia.
• Atender las llamadas telefónicas y su registro en el cuaderno de llamadas.
• Coordinar con las demás unidades la entrega de información y/o reportes que requiera la Gerencia.
• Atender a los visitantes cuando es el caso.
• Apoyo con la elaboración de procedimientos de administración y finanzas.
• Apoyo en la actualización de formatos del sistema integrado de gestión.
• Apoyo en trámites legales, administrativos u otros requeridos por gerencia.
• Cualquier otra función solicitada por la gerencia general.

Competencias

• Organización
• Proactividad
• Planificación
• Comunicación a todo nivel

Lugar de trabajo: Jr. Huamachuco 1547 – Jesús María

Horario: Lunes a Viernes de 9 a 7pm

Disponibilidad Inmediata

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Asunto del correo: CV-Secretaria-Nombre